סוגי משתמשים, יכולות והרשאות

במערכת שלושה סוגי הרשאות:

1. לפי תפקיד
2. הירארכיות – לפי תיקיה
3. לפי שדות מידע למסמך
 

הרשאות לפי תפקיד

צופה

יכול לצפות בכל המסמכים (אלא אם מוגבל בהרשאה מסויימת) למעט טיוטות.
צופה יכול להדפיס ולשמור מסמכים במחשבו האישי, בהתאם הגדרות פר סוג תוכן. לדוגמא: ניתן להגדיר שרק טפסים יהיו ניתנים להורדה כקובץ מקור. צופה יקבל משימות לביצוע מעת לעת: אישור קריאת נהלים, ביצוע מבחני ידע, כאשר כל אלו יגיעו גם כתזכורת למייל האישי שלו.
עורך

בנוסף להרשאותיו כצופה, לעורך הרשאות עריכה ומעקב אחר טיוטות, עד אישורן והפצתן.
עורך יכול להתחיל ולנהל סבב אישורים לטיוטה שבבעלותו, במידה והוגדרה ההרשאה המתאימה.
ניתן להגדיר לסוגי תוכן מסוימים שעורך יכול לפרסם \ להעלות מהדורה. בכל מקרה, מנהל\י המערכת יקבל\ו התראה שטיוטה פורסמה.

מנהל מערכת

המשתמש בעל היכולות הרבות ביותר. מנהל המערכת יוזם תהליכים שונים, כגון: סבבי אישורים למסמכי החברה, הפצת מסמכים ונהלים, מעקבי קריאה עפ"י רשימות תפוצה ויכול אף לבדוק את אפקטיביות ההפצה באמצעות מבחני ידע ייעודיים. כל משימה שיוציא האדמין תגיע באופן אוטומטי גם למיילים הארגוניים של המשתמשים.

הרשאות הירארכיות

ניתן להגדיר הרשאות הירארכיות לקבוצות \ משתמשים עבור כל רמה בעץ המסמכים. הרשאה הירארכית תהיה פעילה עבור כל הרמות בעץ, מהרמה שבה הוגדרה ההרשאה – לעומק.

הרשאה לצפייה

כברירת מחדל, כל מאגר המסמכים פתוח לצפייה לכל המשתמשים.
במקרים מסוימים יש צורך להגביל צפייה בתיקיה מסוימת (לעומק), לשם כך ניתן להגדיר קבוצות משתמשים להן תהיה הרשאת צפייה בתוכן התיקייה ותתי-התיקיות.

הרשאה לניהול קרא וחתום

ניתן להגדיר משתמשים שינהלו משימות קרא וחתום לנהלים בתיקיה מסוימת. המשתמשים יוכלו להפיץ מסמכים לקריאה, לעקוב אחר ביצוע ולשלוח תזכורות.

הרשאה לניהול מבחני ידע

ניתן להגדיר משתמשים שינהלו משימות מילוי מבחנים לנהלים בתיקיה מסוימת. המשתמשים יוכלו להפיץ מבחנים, לעקוב אחר ביצוע ולשלוח תזכורות.

הרשאות לפי שדות מידע למסמך

עבור כל שדה במסמך, לדוגמא: מבקר \ מאשר, ניתן להגדיר אילו משתמשים ניתן יהיה למלא בשדה. לדוגמא: קבוצת המאשרים לנוהל תהיה 10 משתמשים נבחרים מתוך כלל המשתמשים.

כברירת מחדל לכל נוהל מוגדרים שלושה שדות בקרה: עורכ\ים, מבקר\ים, מאשר\ים – ולהם המערכת יוצרת שלוש קבוצות משתמשים שיורשו להיכלל בכל שדה בהתאמה: קבוצת העורכים, קבוצת המבקרים, קבוצת המאשרים.