חיפוש מסמכים והתמצאות

במערכת מספר אפשרויות לאיתור מסמך:

1. מנוע החיפוש – חיפוש חופשי לפי ביטוי. החיפוש יתייחס לנתוני המסמך ולתוכנו
2. עץ התיקיות – איתור לפי מיקום המסמך בעץ התיקיות
3. מסמכים אחרונים – איתור מסמך שצפית בו לאחרונה
4. מסמכים מכוכבים איתור מסמך שהוספת לרשימה לגישה מהירה

1. מנוע החיפוש

מנוע החיפוש של Flow מאתר כל מידע: כותרת, מילה או מספר בנתוני המסמך או בתוכנו.
החיפוש יאתר את המסמך גם אם הוקלד עם שגיאות כתיב או הטיות לשוניות.
בנוסף, הוא יתחשב גם במספר המופעים שהביטוי מופיע במסמך מול כמות המופעים של אותו ביטוח במסמכים אחרים, ובמידה והביטוי מכיל מספר מילים – יאתר גם מסמכים שהמילים בביטוי מופיעות במרחק מה אחת מהשנייה.

** ניתן גם ליצור מאגר מילים נרדפות \ מונחים שבשימוש הארגון, כדי להשתמש בהם בחיפוש במערכת.
** החיפוש יאתר מהדורות מאושרות \ אחרונות בלבד

הרחבת תוצאות החיפוש
בסרגל החיפוש העליון ניתן להקליד ביטוי ולקבל תוצאות מהירות בזמן ההקלדה.
כדי לעבור למסך תוצאות החיפוש המלאות, ניתן ללחוץ על [הצג עוד תוצאות]:

סינון ומיון תוצאות
כאשר מנהלים חומרים רבים, נתקלים לא פעם במסמכים עם כותרות דומות העשויים להכיל תכנים שונים (לדוגמא: תהליך, המטופל במחלקות שונות) או מסמך בפורמט שונה (לדוגמא: נוהל מול טופס). במקרה כזה ניתן לסנן את המידע בקלות באמצעות סינון.

לאחר הרחבת החיפוש וקבלת התוצאות, סמנו ב-V את המחלקה הרצויה, סוג המסמך או שנו את תאריך הפרסום וקבלו במהירות את התוצאה הרצויה. קטגוריות הסינון במערכת דינאמיות והן מתעדכנות בהתאם לתכנים הקיימים בה.

2. עץ התיקיות

3. מסמכים אחרונים

דרך מצוינת לחזור למסמך בו טיפלת 'ממש לפני רגע'

4. מסמכים מכוכבים  

ניתן לסמן מסמכים שיופיע בתפריט המסמכים לגישה ישירה עבור משתמש.
ראה הסבר כאן