יצירת נוהל חדש

על מנת להעלות מסמך חדש למערכת יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. בחר תיקייה

2. לחץ על [חדש]

3. בחר סוג מסמך

4. בחר [העלה מסמך]

5. השדות הנוספים ימולאו באופן הבא:
לחץ על [בחר קובץ] > כנס לתיקייה במחשב ובחר את הקובץ הרלוונטי להעלאה

6. שדה השם – ימולא אוטומטית ע"י התוכנה, ניתן לשנות את השם כפי רצונך

7. מספר – המערכת מספקת תמיד את המספר הפנוי העוקב הבא לפי מספור ברירת המחדל במערכת. ערוך את המספר הסידורי של הנוהל עפ"י התבנית של ארגונך.

8. מלא את תוקף הנוהל – תחילת התוקף תהיה תמיד מיום הפרסום ותאריך התיקוף הבא, כברירת מחדל יהיה שנתיים לאחר מכן. 

הערה: מנגנון התיקוף הוא מנגנון תזכורות, לכן בתאריך המסומן כתאריך תיקוף הבא > הנוהל יתווסף לרשימת ה'נהלים לתיקוף' במסך הראשי. ניתן למחוק אותו משם עפ"י רצונך.

9. מלא את שדות – עורך, מבקר ומאשר הנוהל עפ"י רצונך. במילוי השדה יתאפשר שימוש רק בשמות משתמשים המוגדרים כעורכים, או מנהלי מערכת.

הערה: השמות בשדות נשלפים מרשימת העובדים באירגון שלך, באמצעות סינכרון מערכת FLOW מול מערכות מידע בארגונך. כמנהל מערכת, יש ביכולתך למנות עורכים.

10. לאחר שמילאת את כל השדות לחץ [צור מסמך]

11. לאחר מספר רגעים יתקבל אישור על העלאת מסמך חדש למערכת

12. המסמך נמצא עתה במערכת במצב טיוטה. את הטיוטה יראו רק מנהל המערכת והעורכים. על מנת שתחשב מסמך רשמי, אותו רואים כל המשתמשים בארגון. יש להוציא את הטיוטה לסבב אישורים (של העורך / מבקר / מאשר)

13. בהוצאת מסמך לסבב ניתן להסיר / להוסיף מאשרים לכל שלב

14. לחץ [התחל תהליך] והמערכת תתחיל לאסוף חתימות של מאשרים