הגדרת שדות אוטומטיים בגוף המסמך
מדריך ביצוע הגדרות: שתילת נתונים אוטומטית בגוף המסמך ע"י Flow
Flow DMS מאפשרת שתילת נתונים בגוף המסמך באופן אוטומטי.
תוכן המסמך יתעדכן בהתקיים אחד מהאירועים הבאים:
- נוצר מסמך חדש
- הסתיים סבב אישורים למסמך
- המסמך פורסם
- המסמך עודכן
המערכת משתמשת בשדות אוטומטיים שניתן להגדיר במסמכי וורד.
כדי להגדיר שדה אוטומטי – לפי הרשימה בתחתית המסמך:
- יש לפתוח את המסמך (הטיוטה) ב Microsoft Word
- בסרגל העליון לעבור לטאב "מפתחים" ולהוסיף שדה טקסט, כמסומן בתמונה מתחת:
- יש למקם את השדה החדש במיקום הרצוי בגוף המסמך:
- כשהשדה מסומן, יש ללחוץ על לחצן "מאפיינים" כמו בתמונה שמתחת:
- בחלון שייפתח יש למלא את שם השדה (לפי הטבלה) בתיבות: 'כותרת' ו'תג', כמו בתמונה שלמטה:
- יש לכתוב את שם השדה עם רווחים
- יש לשמור את המסמך ולהעלות למערכת Flow.
הערה: מסמך לא חייב להיות מוגדר כתבנית כדי שיתעדכן, ניתן להעלות כל מסמך מהמחשב המקומי עם ההגדרות לעיל.
רשימת השדות אותם ניתן להגדיר
| שם שדה | תוכן | מתי מתעדכן |
| flow name | שדה "שם מסמך" | ביצירת מסמך, עריכת נתוני מסמך |
| flow number | שדה "מספר מסמך" | ביצירת מסמך, עריכת נתוני מסמך |
| flow revision | שדה "מהדורה" | ביצירת מסמך, עריכת נתוני מסמך, פרסום המסמך |
| flow publish date | תאריך נוכחי – ללא שעה | פרסום המסמך |
| flow update date | תאריך נוכחי – ללא שעה | ביצירת מסמך, החלף טיוטה, עריכת נתוני מסמך, פרסום המסמך |
| flow valid from date | תאריך נוכחי – ללא שעה | פרסום המסמך |
| flow approval date | תאריך נוכחי – ללא שעה | כולם אישרו בסבב אישורים |
| flow folder | תיקיה – שתי רמות | מתעדכן במצבים אלו:· יצירת מסמך· עריכת מסמךלא מתעדכן במצבים האלה – יש לדון בזה, אם לעדכן את כולם או רק טיוטות, או אף אחד מהמצבים:· העבר מסמך לתיקיה· שינוי שם תיקיה· העבר תיקיה |