סבב אישורים \ Workflow

אם הוגדר לסוג המסמך "סבב אישורים" יופיע כפתור "התחל סבב אישורים" בשורה עליונה של המסך, באם לא הוגדר צורך בסבב אישורים (במקרים של טפסים למשל) יופיע "פרסם טיוטה". בסבב האישורים 3 מאשרים למסמך: עורך > מבקר > מאשר (האדמין יכול להיות חלק מהמאשרים או לא, בהתאם למקובל בארגון). תהליך האישורים הינו טורי ואוטומטי כלומר: רק אחרי שחתם העורך יקבל המבקר הודעה למייל כי נוהל מחכה לאישורו…

למעוניינים ביותר משלושה מאשרים:

לאחר הגדרת שלושת המאשרים יפתח מסך בו תוכל להגדיר מאשרים נוספים מקביליים למשל: 3 עורכים, 2 מבקרים ומאשר אחד.

למעוניינים בפחות משלושה מאשרים:

אם מדובר בצורך נקודתי, כלומר: נוהל ספציפי שיש לאשרו ע"י גורם אחד, יש לרשום את שם המשתמש בכל שלושת השדות. במידה והארגון מעוניין שכל הנהלים יאושרו ע"י גורם אחד – יש להעביר פניה לחברת מילוא והמסך ישונה בהתאם לצורך של הארגון.

מעקב ובקרה אחר תהליך סבב אישורים

לחיצה על הכפתור כחול "בסבב אישורים" שבדף הבית – תאפשר לאדמין לראות בכל רגע נתון, את סטטוס המסמכים שנשלחו לחתימות (אצל מי המסמך וכמה זמן). במקרים בהם לא חתם המאשר, תופיע שורה אדומה בטבלת הניהול של מסמכים אלו. בהתאם לכך יש לבטל את הסבב, לתקן את הנדרש ולהוציא לסבב מחודש עם הודעה לחותמים.


טיפים לשלב סבב אישורים

תחילת תהליך
התחל סבב אישורים אחרי בדיקה של הטיוטה שהועברה, כולל התאמה בין המהדורה שבמסמך הוורד למהדורה שבמערכת. שים לב: במערכת יופיע בשלב זה מספור אוטומטי של מהדורה אחת לפני, מאחר והמספר יעלה לאחר פרסום. למשל: אם בגוף הנוהל בוורד המהדורה היא מספר 5, במערכת (מסך "נתוני מסמך"), היא תהייה 4 ולאחר פרסום תהייה 5 בהתאמה לקובץ.

ניהול תהליך
הגדר לעצמך משך זמן הגיוני לאישור הטיוטה והעבר תזכורות לעורכים בהתאם.
אם מסמך נמצא באישור למעלה משבועיים – כדאי לתזכר את המנהל אצלו ממתין המסמך.
• טפל במיידי במסמכים אדומים שנדחו, בטל את הסבב, תקן והוצא לסבב מחודש