יצירת מסמך

ישנן שתי דרכים ליצור מסמך ב-Flow:

• מתבנית
• על ידי העלאת מסמך מהמחשב שלך

יצירת מסמך מתבנית

1. מרשימת התיקיות בסרגל הניווט, פתח את התיקייה הרצויה.
2. לחץ על [חדש], ואז בחר פריט ליצירה:
   • נוהל
   • הוראת עבודה
   • טופס
   • אַחֵר

3. תחת [צור מסמך ב – {שם תיקיה}], בחר [צור מסמך מתבנית].

4. מלא את פרטי המסמך ולחץ על 'צור מסמך'

העלאת מסמך

1. מרשימת התיקיות בסרגל הניווט, פתח את התיקייה הרצויה.
2. לחץ על [חדש], ואז בחר פריט ליצירה:
   • נוהל
   • הוראת עבודה
   • טופס
   • אַחֵר

3. תחת [צור מסמך ב – {שם תיקיה}], בחר [העלה מסמך].

4. לחץ על [בחר קובץ] ואז דפדף למסמך במחשב שלך.

מילוי מידע על המסמך

6. שם המסמך – ימולא אוטומטית ע"י המערכת, ניתן לשנות את השם כפי רצונך.

7. מספר – המערכת מקצה את המספר הפנוי העוקב הבא לפי מספור ברירת המחדל. ערוך את המספר הסידורי של הנוהל עפ"י התבנית של ארגונך.

8. מלא את תוקף הנוהל – תחילת התוקף תהיה תמיד מיום הפרסום ותאריך התיקוף הבא, כברירת מחדל יהיה שנתיים לאחר מכן.

הערה: מנגנון התיקוף הוא מנגנון תזכורות, לכן בתאריך המסומן כתאריך תיקוף הבא > הנוהל יתווסף לרשימת ה'נהלים לתיקוף' במסך הראשי. ניתן למחוק אותו משם עפ"י רצונך.

9. מלא את שדות – עורך, מבקר ומאשר הנוהל עפ"י רצונך. במילוי השדה יתאפשר שימוש רק בשמות משתמשים המוגדרים כעורכים, או מנהלי מערכת.

הערה: השמות בשדות נשלפים מרשימת העובדים באירגון שלך, באמצעות סינכרון מערכת FLOW מול מערכות מידע בארגונך. כמנהל מערכת, יש ביכולתך למנות עורכים.

10. לאחר שמילאת את כל השדות לחץ [צור מסמך]

11. לאחר מספר רגעים יתקבל אישור על העלאת מסמך חדש למערכת

12. המסמך נמצא עתה במערכת במצב טיוטה. את הטיוטה יראו רק מנהל המערכת והעורכים. על מנת שתחשב מסמך רשמי, אותו רואים כל המשתמשים בארגון. יש להוציא את הטיוטה לסבב אישורים (של העורך / מבקר / מאשר)

13. בהתחלת תהליך אישורים ניתן להסיר \ להוסיף מאשרים לכל שלב.
** ניתן גם להוסיף \ להסיר מאשרים לסבב פעיל, בתנאי שהסבב נמצא בשלב מוקדם יותר מהשלב בו נדרש השינוי

14. לחץ [התחל תהליך] והמערכת תתחיל לאסוף חתימות של מאשרים